График отпусков — это документ, содержащий перечень работников и периодов их отдыха: планируемых и фактических. Этот локальный акт утверждают не позднее чем за 2 недели до конца года.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ, документ следует утвердить за две недели до наступления нового года. Утверждение его в течение двух последних недель декабря — после 18 декабря — является нарушением трудового законодательства. Утвердите его не позднее 17.12.2021 (18.12.2021 — суббота).

Существует унифицированная форма Т-7 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). В 402-ФЗ разъясняется, как утвердить свою форму графика отпусков, — составить в произвольном виде, включив обязательные реквизиты для первичных документов, и закрепить в учетной политике (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Заполненную форму либо утвердите приказом руководителя, либо попросите его в бланк унифицированной формы Т-7 поставить подпись в поле «Утверждаю».

ВНИМАНИЕ!

В Трудовом кодексе РФ появилась статья 262.2. В соответствии с ней, у работников с тремя и более детьми до 12 лет есть приоритетные права на выбор времени отдыха. Поэтому прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, поинтересуйтесь, когда планирует отдыхать эта категория работников.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации: у «обычных» сотрудников в возрасте до 39 лет — 1 день раз в 3 года, у работников старше 40 — 1 день ежегодно и предпенсионеров — 2 дня ежегодно (ст. 185.1 ТК РФ). Сроки диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 13.03.2019 № 124н «Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра и диспансеризации определенных групп взрослого населения».

Заполняем форму пошагово

Рассмотрим, как заполнять график отпусков пошагово. Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Для примера заполнения нами используется Т-7, но разрешено заполнять и в Excel: программа позволяет создать удобный планировщик — умный график.

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование компании без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, прописываем дату составления, указываем, на какой период он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1-6. Корректное заполнение графика отпусков в течение года подразумевает такие обязательные реквизиты:

• названия структурных подразделений;
• наименование должности;
• Ф.И.О. (полностью);
• длительность отдыха в календарных днях;
• дата начала.

Если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения всех полей и столбцов необходимо утвердить документ: форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. Не помешает издать приказ об его утверждении.